Trước khi làm bước này thì bạn kiểm tra lại xem trên website trường bạn muốn học có xử lý hồ sơ thông qua uni-assist (UA) không. Hầu hết các trường đều yêu cầu sinh viên nộp hồ sơ qua UA nhưng có một số ít trường yêu cầu chỉ nộp trực tiếp trên website của trường.
Có 2 bước cần làm trên UA:
- Đầu tiên là nộp hồ sơ đánh giá bằng cấp. Bạn nộp các bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ. Một số loại giấy tờ khác theo yêu cầu của từng trường, ví dụ mình phải nộp cả giấy khai sinh nữa (chỉ cần bản chụp tiếng Việt). Bước này trả 1 khoản phí, trả 1 lần và dùng hồ sơ đã được UA đánh giá mãi về sau này.
- Tiếp theo bạn chọn những trường bạn muốn theo học có trong cơ sở dữ liệu của UA. Với mỗi trường bạn nộp thì đóng thêm 1 khoản phí tương ứng nữa, nhưng ít hơn phí bước 1.
Trong UA bạn có thể tìm trường, các yêu cầu của từng trường để nộp hồ sơ.
Nếu bạn thong thả thời gian và muốn tiết kiệm chi phí thì hồ sơ gửi UA có thể gộp gửi cùng với bạn bè (mooix bao thư riêng biệt trong 1 kiện hàng), gửi thư thường (tầm 200k ) thay vì EMS hay DHL (tầm 1 triệu).
Giấy tờ công chứng ở đây phải do phòng/sở tư pháp cấp như đã nói ở bước "Công chứng và dịch thuật bằng cấp".
Đồi với Việt Nam thì không phải làm preliminary review document (VPD) vì đã có APS.
Tình trạng hồ sơ trên UA bạn có thể đăng nhập trên website để xem, ví dụ như đã trả phí, đã nhận được giấy tờ của các bạn.
Hạn nộp hồ sơ của các trường đại học ở Đức thường là tháng 1 cho kỳ hè bắt đầu vào tháng 4, tháng 7 cho kỳ đông bắt đầu vào tháng 10. Hầu hết các chương trình học đều mở kỳ đông (như kỳ thu bên Mỹ vậy), kỳ hè thì ít hơn.
UA cung cấp thông tin và hướng dẫn rất dễ hiểu, bạn đọc vài lần là biết cách làm tại website: https://www.uni-assist.de/en/